In einer perfekten Welt entsteht ein Angebot für eine Website nach einem Gespräch zwischen Kunde und Dienstleister. In der Realität werden oft einfach Angebote eingeholt, am besten so viele wie möglich. Nicht selten wird dann auf Grundlage dieser Angebote ein Dienstleister ausgewählt.

Wenn man diesen Weg für sich wählt, sollte man für die Anfrage dringend vorarbeiten. Je gezielter die Anfrage formuliert ist, desto größer sind die Chancen, auch tatsächlich vergleichbare Angebote zu erhalten, auf deren Grundlage man eine halbwegs begründete Entscheidung treffen kann.

Zerknüllte Notizen

Viel zu viele Anfragen für Webprojekte trudeln mit den folgenden Worten bei uns ein:

  • "Wir brauchen eine neue Website. Sie soll ungefähr so sein, wie die alte, nur moderner. Bitte schicken Sie ein Angebot.
  • "Wir möchten genau so eine Website, wie die Website unter xy.de, nur ein bisschen anders. Bitte um Angebot.

Diese Vorgehensweise ist vollkommen legitim, vorausgesetzt

a) man möchte wirklich seine alte Website behalten, nur ein bisschen moderner.
b) man möchte eine 08/15-Pauschalangebot-Website, mit der man keine weiteren Ziele verfolgt, als im Web irgendwo präsent zu sein.
c) man fällt nicht vom Stuhl, wenn das Angebot 100.000€ übersteigt, weil Website xy.de vom mehrköpfigen Profiteam einer der führenden Internetagenturen in einem iterativen Prozess über mehrere Monate hinweg entwickelt wurde.
d) man möchte nur eine grobe Orientierung darüber, wie teuer der Dienstleister ist.

Für Anfragen dieser Art sind Portale wie twago.de perfekt. Wer dort eine der obigen halbherzigen Anfragen platziert, endet entweder mit 23 Angeboten zwischen 600€ und 12.000€ oder mit dreißig unhöflichen Kommentaren voller Häme und Spott.

Welche Überlegungen sollte man also angestellt haben, bevor man eine Website anfragt? Wie kannst Du es schaffen, vergleichbare Angebote zu erhalten und sicher zu stellen, dass Deine ausgewählten Dienstleister auch wirklich das anbieten, was Du haben möchtest oder sogar noch besser — was Du wirklich brauchst?

Viele der folgenden Fragen wird Dein Dienstleister — wenn sie oder er gründlich arbeitet — im Briefing abfragen oder per Fragebogen an Dich richten. Sie helfen also nicht nur dabei, ein besseres Angebot einzuholen, sondern sind auch eine gute und notwendige Vorarbeit für jedes Webprojekt.

Szene am Schreibtisch, schreibende Frau

Wer bin ich?

Ernstgemeint. Fang Deine Anfrage ruhig mit einer kurzen Beschreibung über Dich, Dein Unternehmen, Deinen Verein oder für wen auch immer Du gerade eine Website anfragst, an. Ein erfahrener Dienstleister kann daraus eine Menge wichtiger Informationen für das Projekt gewinnen.

Wofür benötige ich die Website?

Das ist die zentrale Frage eines jeden Webprojektes: Was ist das Ziel der Website, was wollen wir damit erreichen? Die Anforderungen für eine Website, die nur das Ziel verfolgt, dass man im Web gefunden wird ("Visitenkarte"), sind ganz andere, als an eine Website, über die neue Kunden akquiriert werden sollen, mit deren Hilfe eine Marke positioniert werden soll, mit der man eine Community aufbauen möchte, über die man Produkte vertreiben will oder mit der man Informationen bereitstellen möchte. Es dürfen natürlich auch mehrere Ziele sein, aber es gibt immer ein Hauptziel, auf das der Internetauftritt strategisch ausgerichtet wird.

Wenn Du schon eine ungefähre Vorstellung von den Zielen der Website hast und diese in der Anfrage vermittelst, kann Dein Dienstleister das Angebot spezifischer auf die Maßnahmen konzentrieren, die zur Erreichung der Ziele erforderlich sind, zum Beispiel im Bezug auf den Funktionsumfang, die Suchmaschinen- und Inhaltsoptimierung oder die Gestaltung.

Wer soll Deine Website besuchen und was bringen diese Leute für Voraussetzungen mit?

Es gehört zwingend in die Anfrage, wenn Du ein internationales Publikum ansprichst und eine dreisprachige Website benötigst. Auch, wenn die zwei zusätzlichen Sprachen erst nächstes Jahr dazu kommen sollen — Dein Dienstleister muss wissen, dass diese Anforderung in Zukunft ansteht.

Es gehört auch in die Anfrage, wenn der Großteil Deiner Website-Besucher in fortgeschrittenem Alter ist und Du daher viel Wert auf gute Zugänglichkeit und Übersichtlichkeit legst und eventuell auch Geräte berücksichtigen möchtest, die vielleicht nicht auf dem modernsten Stand der Technik sind.

Oder bietest Du einen wichtigen Service an, den Leute gerne von unterwegs in Anspruch nehmen? Dann muss Deine Website nicht nur responsive sein (sich automatisch an das Gerät anpassen, auf dem sie aufgerufen wird), sondern es muss sichergestellt werden, dass der Service uneingeschränkt auch mit schlechter Internetverbindung genutzt werden kann.

Wenn Du Dir darüber noch nie Gedanken gemacht hast, hast Du zwei Möglichkeiten, diese Frage anzugehen:

  1. Überlege, wer Deine Haupt-Zielgruppe ist und versetze Dich in die Lage der Leute, die auf Deine Website kommen. Wie sind sie dorthin gelangt, welche Fragen bringen Sie mit, welche Information benötigen sie am dringensten? Mit welchem Informationsbedarf kommen sie auf Deine Website?
  2. Wenn Du schon zu sehr unter Betriebsblindheit leidest, stelle diese Fragen jemand anderem, Deinem Mann, Deiner Frau, Deiner Tochter, einem befreundeten Kunden/Mandanten/Gemeindemitglied. Manchmal ist man verblüfft, auf was man alles nicht selber gekommen ist..

Worauf legt die Konkurrenz Wert bei ihrer Website und was könntest Du besser machen?

Diese Frage wird Dein Dienstleister sehr genau untersuchen. Trotzdem kennst Du Deine Kunden/Mandanten/Gemeindemitglieder/Besucher am besten. Wenn es wichtig ist, dass sich Deine Website von den Websites der Konkurrenz abhebt, hast Du vielleicht eine gute Idee, welchen zusätzlichen Service Du exklusiv anbieten kannst. Das sollte dann unbedingt vorab mit angefragt werden — selbst wenn die Lösung dann nicht in Dein Budget passt, kann Dein Dienstleister eventuell eine kostengünstigere Alternative dazu anbieten.

Willst Du die Inhalte selber pflegen können?

Heute wird in den meisten Fällen pauschal ein Content Management System (kurz CMS) angeboten, also ein System, mit dem Du die Inhalte Deiner Website selber pflegen kannst. CMS sind so einfach und so günstig, wie nie zuvor. Selbst, wenn Du nie selber Deine Inhalte pflegst, sondern Deinen Dienstleister damit beauftragst, empfiehlt er oder sie eventuell ein CMS, damit die Inhaltspflege leichter wird und schneller geht.

Papierstapel

Tatsächlich ist der Kauf eines CMS aber kein Garant dafür, dass Du hinterher auch selber Inhalte pflegen kannst. CMS lassen sich sehr vielfältig gestalten und die Komplexität der Benutzeroberfläche wächst oft mit den Aufgaben oder auch mit der Gestaltung der Website. Die Komplexität kann auch mit dem Preis zusammen hängen: wenn am Ende des Geldes noch ganz viel Projekt übrig ist, wird eventuell genau an der Stelle gespart, die für die Inhaltspflege entscheidend ist, nämlich an der Schnittstelle zwischen Dir und Deinem Internetauftritt.

Wenn der Webauftritt ohne komplizierte Funktionen auskommt (kein Shop, keine Kommentare, kein Event-Kalender und kein Raumbuchungssystem), sondern es sich im Wesentlichen um eine kleine Internetpräsenz mit Kontakt- oder Anmeldeformular, Bildergalerien und Textseiten handelt, die sich nicht oft ändern, lohnt es sich, im Angebot beides anzufragen: ein CMS und eine statische Website mit einem flexiblen Supportvertrag für Textänderungen und das Hinzufügen neuer Bilder. Das kann schnell eine vierstellige Ersparnis bedeuten — brauchst Du aber hinterher doch mal einen Newsbereich und stellst fest, dass Du doch gerne zwei Mal die Woche einen Beitrag veröffentlichen möchtest, ärgerst Du Dich schwarz, dass Du nicht doch das CMS gewählt hast. Mach' Dir also vorher dazu unbedingt Gedanken.

Fiese Falle: Hosting und Support

Wenn man ein CMS angeboten bekommt, erhält man in der Regel gleich ein Angebot für die monatlichen Hostingskosten mit dazu sowie ein Supportangebot. Hier ist größte Vorsicht geboten, denn hier werden oft a) horrende Preise genommen und b) erstrecken sich die Verträge nicht selten über 24 Monate Laufzeit.

Was man auf keinen Fall tun sollte, ist, auf Updates zu verzichten. Bei den gebräuchlichsten Content Management Systemen handelt es sich um Open Source Software, die von Freiwilligen programmiert wird (Beispiele sind Typo3, Contao, Joomla, Wordpress und Drupal). Wie bei jeder Software können sich Sicherheitslücken einschleichen, die findige Hacker wacker ausnutzen. Selbst wenn diese Sicherheitslücken meistens schnell behoben werden, kann es Deine Website erwischen — wie alles andere auch, was sich im Web so tummelt. Regelmäßige Sicherheitsupdates und Backups (Sicherheitskopien) Deiner Daten, sind daher unverzichtbar. Trotzdem sollte dieser Service nicht einmal annähernd einen dreistelligen Betrag im Monat kosten!

Kannst Du überhaupt Inhalte liefern?

Selbst das tollste Content Management System hilft Dir nicht dabei, die Inhalte zu schreiben. Eine wichtige Frage, die man sich unbedingt ehrlich beantworten sollte, lautet also:

  • Was kann ich wirklich liefern?

Das gilt für die gesamte Erstbefüllung der Website und für alle weiteren Inhalte, die nach der Veröffentlichung der Website erstellt werden müssen.

  • Haben wir Zeit, Inhalte zu erstellen?
  • Kennen wir uns mit den richtigen Inhalten aus?
  • Kann jemand zielgruppenorientiert texten?
  • Kennen wir einen externen Partner, der uns unterstützen kann?
  • Können wir Mitarbeiter freistellen, damit sie Inhalte für die Website liefern können?

Gute Webprojekte starten mit den Inhalten. Es gehört also zwingend in die Anfrage, wenn der Dienstleister dort tätig werden muss und zum Beispiel in Workshops bei der Strukturierung und der Erstellung der Inhalte helfen muss, Mitarbeiter geschult werden müssen, ein Content Guide erstellt werden muss und, und, und.

Dieser Part wird fast immer unterschätzt. Wenn Du aber ein Unternehmen hast in einer Branche, in der sehr viel Konkurrenz herrscht und wenn Du daher sehr viel Wert auf die Suchmaschinenoptimierung legst, dann sei Dir darüber im Klaren, dass zu sehr großen Teilen die

  • Qualität
  • Aktualität
  • und die Einzigartigkeit

der Inhalte auf Deiner Website die Bewertung durch Suchmaschinen beeinflussen. Suchmaschinenoptimierung ohne ein gutes Inhaltskonzept ist (beinahe) überflüssig.

Zeitplanung

Ach ja, ganz wichtig: Soll die neue Website heute in 3 Wochen online gehen, hast Du ein Problem. In die Anfrage gehört unbedingt eine ungefähre Zeitvorstellung. Gibt es ein besonderes Ereignis, zu dem die Website fertig sein soll, z.B. ein Firmenjubiläum?

Technische Gegebenheiten

Besitzt Du bereits die Domain? Wurden schon E-Mail-Postfächer eingerichtet? Möchtest Du gar, dass Deine Website oder Dein Content Management System auf Deinem eigenen Server oder in Deinem Hostingpaket liegen und betrieben werden? Das muss dringend in die Anfrage, denn nicht jeder Entwickler gibt seine Software heraus! Manche Systeme eignen sich auch gar nicht für die Installation in irgendeinem beliebigen Hostingpaket, weil sie besondere Voraussetzungen benötigen, und scheiden daher von vornherein aus. Es wäre zu blöd, wenn Du Dich für einen Dienstleister entscheidest und sich erst dann herausstellt, dass sie oder er eine Lösung anbietet, die mit Deinen technischen Grundvoraussetzungen nicht kompatibel ist.

So könnte eine klare Anfrage aussehen

Unsere kleine Künstlervereinigung benötigt einen Internetauftritt. Wir sind 4 Künstlerinnen aus dem Ruhrgebiet und möchten auf einer gemeinsamen Website unsere Werke ansprechend präsentieren. Wir wünschen uns große Bildergalerien. Zu jedem Bild gehört eine Beschreibung, die bis maximal eine 3/4 DIN A4 Seite lang sein wird.

Jede Künstlerin soll auf einer Profilseite vorgestellt werden. Dort soll man über ein Kontaktformular jede Künstlerin individuell kontaktieren können und alle Werke der jeweiligen Künstlerin noch einmal in einer kleinen Vorschau sehen.

An einer zentralen Stelle auf der Website sollen unsere kommenden Ausstellungstermine mit Ort sichtbar sein.

Das Design soll minimalistisch und klar sein und nicht mit den gezeigten Bildern konkurrieren. Es ist uns wichtig, dass alle Kunstwerke auch auf mobilen Geräten ansprechend und möglichst groß präsentiert werden und Besucher gut von einem Bild zum nächsten navigieren können.

Wir möchten die Inhalte selber pflegen können, zumindest:

  • neue Bilder hinzufügen, verkaufte Bilder entfernen
  • Bildbeschreibungen hinzufügen oder bei Bedarf ändern
  • neue Ausstellungstermine einstellen

Vorkenntnisse in der Pflege von Websites sind nur minimal vorhanden.

Eventuell möchten wir die Website in Zukunft zweisprachig anbieten.

Es ist uns zwar wichtig, dass wir in Google präsent sind, aber die Website dient in erster Linie als Referenz und Katalog und nicht zur Kundengewinnung.

Wir benötigen Hilfe bei der Bestellung einer Domain und bei der Einrichtung von vier E-Mail-Postfächern.

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